Privacy Verklaring

1.    INLEIDING

PrivacyHelder verwerkt van diverse derden persoonsgegevens. We vinden een goede omgang met persoonsgegevens van groot belang en zijn ons bewust van de verplichtingen die de privacywetgeving aan ons stelt.  We zijn dan ook verantwoordelijk voor het zorgvuldig omgaan met uw persoonsgegevens. We besteden hier dan ook veel aandacht aan. In deze privacy verklaring leggen wij u graag uit hoe wij met persoonsgegevens omgaan.

2.    ORGANISATIEGEGEVENS

Deze privacy verklaring heeft betrekking op PrivacyHelder, hieronder vindt u onze contactgegevens.

Contactgegevens

• PrivacyHelder BV
• Soestdijkseweg Zuid|13 | 3732 HC | De Bilt
• Algemeen tel.nr. : 088-235 3035
• Algemeen email adres : info@privacyhelder.nl
• Website : www.privacyhelder.nl
• KvK-nummer : 73735906

3.    PERSOONSGEGEVENS, DOELEINDEN, GRONDSLAGEN EN BEWAARTERMIJNEN

PrivacyHelder kan uw persoonsgegevens om verschillende redenen verwerken. Deze worden hieronder per categorie kort samengevat. Een totaaloverzicht van de diverse categorieën persoonsgegevens die we verwerken en de specifieke doeleinden en grondslagen kunt u vinden in bijlage 1. We verwerken nooit gegevens voor andere doeleinden dan in deze verklaring zijn benoemd.

Website bezoekers

We registreren uw contactgegevens (naam en mailadres,) om ons als organisatie in staat te stellen contact met u op te nemen indien u daar een verzoek toe indient. We nemen contact met u op op basis van de grondslag gerechtvaardigd belang omdat we anders niet kunnen reageren op uw verzoek. Deze gegevens zullen we niet langer bewaren dan nodig is om u van informatie te kunnen voorzien. Voor contactvragen geldt in principe een termijn van maximaal 6 maanden. Daarnaast heeft u de mogelijkheid om te reageren op blogs op onze site. Hierbij vragen wij om uw naam en mailadres. We verwerken deze gegevens op basis van een gerechtvaardigd belang, namelijk dat we een naam bij de reactie moeten kunnen plaatsen en dat we willen voorkomen dat er spam op onze site wordt geplaatst. Deze gegevens blijven bewaard zolang het blog op onze site staat.

Leveranciers en klanten

Om een overeenkomst aan te kunnen gaan met leveranciers en producten en diensten financieel af te kunnen wikkelen hebben we persoonsgegevens nodig van onze leveranciers en klanten. Dit betreffen contactgegevens en financiële gegevens. De grondslag van deze verwerkingen is het kunnen uitvoeren van de overeenkomst. Indien u deze gegevens niet wilt verstrekken kunnen wij helaas geen overeenkomst met u aangaan. We bewaren uw algemene gegevens niet langer dan twee jaar na beëindiging van de dienstverlening. Financiële gegevens moeten we wettelijk minimaal 7 jaar bewaren.

4.    COOKIES

Als u gebruikt maakt van onze website wordt u gevraagd toestemming te geven voor het plaatsen van cookies.

Wat is een cookie?

Een cookie is een eenvoudig klein bestandje dat met pagina’s van deze website [en/of Flash-applicaties] wordt meegestuurd en door uw browser op uw harde schrijf van uw computer wordt opgeslagen. De daarin opgeslagen informatie kan bij een volgend bezoek weer naar onze servers teruggestuurd worden.

Permanente cookies

Met behulp van een permanente cookie kunnen wij u herkennen bij een nieuw bezoek op onze website. De website kan daardoor speciaal op uw voorkeuren worden ingesteld. Bijvoorbeeld wanneer u toestemming hebt gegeven voor het plaatsen van cookies kunnen wij dit door middel van een cookie onthouden. Hierdoor hoeft u niet steeds uw voorkeuren te herhalen waardoor u dus tijd bespaart en een prettiger gebruik van onze website kunt maken.

Functionele cookies

Functionele cookies zijn cookies die noodzakelijk zijn om onze website goed te laten functioneren, bijvoorbeeld voor het laden van afbeeldingen. Onze website werkt niet goed zonder deze cookies, hiervoor hoeft dan ook geen toestemming te worden gegeven.

Overige cookies

Het kan voorkomen dat we gebruik maken van marketing of analytische cookies. Bij deze cookies worden ook gegevens aan derde partijen verzonden, zoals uw IP adres of voorkeuren. Voor het gebruik van deze cookies kunt dient u altijd vooraf toestemming te geven. Geeft u die niet, dan worden de cookies ook niet geplaatst. Voor meer informatie over deze cookies zie onze cookie policy.

Cookies verwijderen

Cookies kunnen worden verwijderd via de instellingen van uw browser of door uw toestemming te wijzigen via onze cookie policy.

5.    RECHTEN VAN DE BETROKKENEN

U heeft een aantal rechten wat betreft uw persoonsgegevens. Deze rechten zijn in de wet vastgelegd. U kunt van de volgende rechten gebruik maken:

1. Het recht op informatie: betreft het recht om (vooraf) geïnformeerd te worden over wat er aan gegevens wordt vastgelegd en met welk doel. Dat doen we onder meer met deze verklaring.
2. Het recht op inzage: betreft het recht om de persoonsgegevens die worden verwerkt in te zien.
3. Het recht op rectificatie: betreft het recht om de persoonsgegevens die worden verwerkt te wijzigen c.q. het recht om onjuiste gegevens aan te vullen of te verbeteren.
4. Het recht op vergetelheid: betreft het recht om gegevens te laten verwijderen. In geval van een verzoek om gegevens te wissen zullen wij toetsen of dit mogelijk is. In deze toets houden wij ons aan de wettelijke voorschriften en kijken wij bijvoorbeeld of wij geen wettelijke plicht hebben om de gegevens te bewaren, dat is bijvoorbeeld het geval bij financiële gegevens.
5. Het recht op beperking van een verwerking: betreft het recht om minder gegevens te laten verwerken. Ook hier toetsen wij of dit mogelijk is waarbij wij ons aan de wettelijke voorschriften houden.
6. Het recht op dataportabiliteit: betreft het recht om persoonsgegevens over te (laten) dragen. U heeft het recht om de gegevens, die wij van u verwerken en van u hebben ontvangen, aan u over te dragen of op uw verzoek aan een andere organisatie over te dragen.
7. Het recht op verzet (bezwaar): betreft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens en/of een eerder gegeven toestemming in te trekken.
8. Het recht op een menselijke blik bij (geautomatiseerde) besluiten. Betreft het recht om te eisen dat er geen besluiten worden genomen die alleen gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking van gegevens, dus zonder menselijke tussenkomst, hiervan is binnen de PrivacyHelder geen sprake.

U kunt uw verzoek schriftelijk indienen via info@privacyhelder.nl. Vuistregel hierbij is dat als u een beroep doet op een van uw rechten, we dat verzoek binnen één maand (kosteloos) zullen afhandelen. Als dat niet lukt, mag deze maand (meerdere malen) verlengd worden tot maximaal drie maanden. We zorgen er vervolgens ook voor dat deze gegevens ook bij organisaties waarmee wij deze gegevens delen en/of uitwisselen worden aangepast.

6.    BEVEILIGING

PrivacyHelder heeft technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. De belangrijkste maatregelen zijn:

1. Er zijn verantwoordelijkheden toegekend op het gebied van privacy en informatiebeveiliging.
2. Alleen die medewerkers kunnen bij de gegevens, die dat ook voor de uitvoering van hun werk nodig hebben.
3. Werknemers die inzage hebben in persoonsgegevens zijn (contractueel) gehouden aan geheimhouding.
4. IT voorzieningen en apparatuur zijn fysiek en logisch beschermd tegen toegang door onbevoegden en schade of storingen.
5. Met alle derde partijen die gegevens namens ons verwerken worden verwerkersovereenkomsten afgesloten waarin afspraken worden gemaakt over de toegang en beveiliging tot gegevens.
6. Persoonsgegevens worden binnen de EU opgeslagen.

7.    EXTERNE ONTVANGERS

Een deel van de gegevens die wij verwerken wordt met derden gedeeld voor de daaraan gerelateerde doeleinden. Vaak gebeurd dit om financiële controle mogelijk te maken. Daarnaast slaan wij gegevens op bij een ICT leverancier. Organisaties of instanties waarmee wij gegevens delen zijn:

• Accountant
• Belastingdienst
• Cloud/ICT leverancier

8.    KLACHTEN EN INCIDENTEN

Heeft u een vraag of een klacht over de manier waarop de PrivacyHelder met persoonsgegevens om gaat? Neem dan contact op met ons op via de hiervoor genoemde contactgegevens. Mocht u er samen met ons onverhoopt niet uitkomen, dan kunt u een klacht indienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

( https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/privacyrechten/klacht-over-gebruik-persoonsgegevens  ).

We hebben daarnaast een protocol opgesteld voor het melden van incidenten. Hiermee geeft zij invulling aan de meldplicht datalekken. De afhandeling van deze incidenten volgt een gestructureerd proces, dat ook voorziet in de juiste stappen rondom de meldplicht datalekken.

BIJLAGE 1: PERSOONSGEGEVENS, DOELEINDEN EN GRONDSLAGEN

Categorieën persoonsgegevens	Doeleinden	Grondslag
Website bezoekers
naam, voornamen, organisatie, e-mail adres, telefoonnummer.	De organisatie in staat stellen contact op te nemen met websitebezoekers.	Gerechtvaardigd belang: De organisatie moet in staat zijn contact op te nemen n.a.v. een vraag.
Leveranciers en klanten
naam, voornamen, voorletters, titulatuur, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer,  e-mailadres	Het kunnen opstellen en beheren van de overeenkomst en het communiceren met leveranciers.	Uitvoering van de overeenkomst.
Gegevens betreffende de financiële afwikkeling van producten en diensten zoals facturen, contracten, rekeningnummers en BTW nummers.	Het kunnen betalen of factureren van diensten en producten.	Uitvoering van de overeenkomst.Wettelijke verplichting: Wet op de Rijksbelasting artikel 52.