De AVG! Kloof of nieuwe kansen in de arbodienstverlening?
Vaak wordt beweerd dat de AVG een diepe kloof slaat tussen werkgever en (zieke) werknemer. In Nederland werd het afgelopen jaar dan ook vooral gesproken over de onmogelijkheden van de nieuwe privacywet. Door de nieuwe wet slim en pragmatisch toe te passen ontstaan er echter ook nieuwe kansen en mogelijkheden binnen de arbodienstverlening. In dit blog belicht ik juist graag die.
DPIA biedt uitkomst
Ja, het is nou eenmaal een feit dat de AVG (en eigenlijk ook al de WBP) organisaties dwingt om hun verzuimprocessen opnieuw in te richten. Ik betoog graag dat er veel meer mogelijk is dan vaak gevreesd wordt. Bij het herdefiniëren van processen steekt vaak de vraag de kop op: “Is dat wel conform de privacywet?”. Een terechte vraag, jammer echter dat veel organisaties hierdoor in een kramp schieten en een volstrekt onwerkbaar, maar “veilig”, proces optuigen waar niemand mee gediend is. Hier kan de beruchte DPIA (Data Protection Impact Assessment) uitkomst bieden om een oordeel van de AP af te dwingen. Dit AVG instrument dwingt organisaties om een risicoanalyse uit te voeren bij nieuwe verwerkingen van persoonsgegevens die een (mogelijk groot) risico met zich mee brengt voor betrokkenen. Dit kun je dus prima toepassen bij het ontwerpen van een nieuw verzuimproces. Wellicht kunnen de risico’s niet helemaal worden afgedekt met beheersmaatregelen (dat kan eigenlijk nooit helemaal). In dat geval kan middels een zogenaamde voorafgaande raadpleging om een oordeel van de AP worden gevraagd. Deze toetst het nieuwe proces dan aan de AVG en komt dan met een oordeel. Een mooi instrument om een proces te laten toetsen en een uitspraak van de AP af te dwingen.
Functionaris Gegevensbescherming als vaste adviseur
Arbodienstverleners werken per definitie met bijzonder persoonsgegevens. Ze zijn dan ook verplicht om een Functionaris Gegevensbescherming (ook FG of DPO genoemd) aan te stellen. Dat kan in of extern. Dit wordt soms als een last gezien maar biedt ook kansen. Immers, men loopt in de dagelijkse dienstverlening nogal eens tegen privacyvraagstukken aan. Vooral in de transitie waarin de Arbosector zich nu bevindt. Het beschikken over een eigen vaste adviseur biedt dan duidelijk meerwaarde. De FG kijkt mee met de (her)inrichting van processen en geeft hierover advies. Zo kan bij twijfel direct worden getoetst of iets conform de AVG is of niet. Het snel en goed inrichten van deze rol geeft een voorsprong en biedt zekerheid.
Mag de Casemanager werkelijk geen medische gegevens registreren?
Een lastige vraag waar veel Casemanager terecht mee worstelen. En het antwoord is inderdaad nee zolang er sprake is van een “traditionele” Casemanager. Er is uitgebreid over gesproken in de markt en hier heeft de Autoriteit Persoonsgegevens duidelijk stelling genomen dat het ongewenst is. Een lastige situatie gezien de grote caseload die veel Casemanagers hebben. Het lijkt dan ondoenlijk alle medische details van een werknemer te onthouden. Hier biedt het werken onder Taakdelegatie uitkomst. Deze constructie is onder de AVG goed mogelijk en zelfs aan te raden gezien het grote tekort aan bedrijfsartsen. Als Casemanager onder auspiciën van een bedrijfsarts werken biedt als voordeel dat medische gegevens geregistreerd mogen worden en er minder snel een bedrijfsarts hoeft te worden ingeschakeld. Deze vorm is echter alleen geschikt voor situaties waar de Casemanager niet ook de rol van Casemanager verzuim vanuit de werkgever vervult. Van die combinatie is namelijk gezegd dat die ongewenst is door de Autoriteit Persoonsgegevens. Het werken onder taakdelegatie biedt dus wel de mogelijkheid om medische gegevens te verwerken. Een en ander dient uiteraard wel in een zorgvuldig proces te worden geregeld en ook moet deze verwerking in het verwerkingsregister worden opgenomen. Verder is vooral belang dat de geheimhouding goed geborgd is en gecommuniceerd wordt. Wat de Casemanager registreert komt dus bijvoorbeeld nooit bij de leidinggevende terecht. Indien niet onder taakdelegatie wordt gewerkt moet de Casemanager de werknemer vooral wijzen op het feit dat deze niets mag registreren en dat medische informatie vooral ook aan de bedrijfsarts moet worden medegedeeld. Zo blijven de rollen ook scherp voor alle betrokkenen.
Impuls shift naar preventie
Op het moment van een ziekmelding verdwijnt de zieke werknemer in een spreekwoordelijk zwart gat voor de werkgever. Met de introductie van de AVG is dit gat alleen maar dieper en donkerder geworden. Dit dwingt werkgevers, maar ook werknemers, al in een veel vroeger stadium na te denken over inzetbaarheid. Idealiter zou dit onderdeel worden van de jaarlijkse cyclus van beoordelingsgesprekken. Zo kan continue aandacht worden besteed aan duurzame inzetbaarheid. Eenmaal ziek, ben je eigenlijk te laat. Om dit te formaliseren en de werkgever geen “verboden vragen” te laten stellen liggen hier ook nieuwe kansen voor Casemanagers en verzuimexperts.
Een Casemanager zou namelijk prima een dergelijk gesprek kunnen voeren waar het gaat of de juiste persoon op de juiste plaats zit en of mensen blokkades ervaren binnen het werk. En de casemanager Taakdelegatie zou in dergelijke gesprekken zelfs onder toezicht van een arts dieper in kunnen gaan op onderdelen uit bijvoorbeeld de werktevredenheid- en belevingsonderzoeken. Belangrijk is om ook in de preventieve procesgang te regelen dat ook hetgeen preventief gedeeld wordt in relatie tot gezondheid niet terecht komt bij de werkgever.